POLÍTICAS INTERNAS PARA LA PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

POLÍTICAS INTERNAS PARA LA PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE TERCEROS, QUE EMITE 360 MEDIA S.A DE C.V

De conformidad con lo dispuesto por la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares publicada con fecha 21 de diciembre de 2011 (en lo sucesivo, «La Ley»), 360 MEDIA S.A DE C.V. emite las presentes políticas internas que deberán ser observadas por todo recurso humano que tenga acceso a información o datos personales obtenidos por 360 MEDIA S.A DE C.V a través de su actividad comercial (en lo sucesivo, “360 MEDIA”), con la finalidad de proteger la información personal de sus clientes, proveedores, personal de servicio y en general, de cualquier persona física o moral, así como el uso debido de la misma. Por lo anterior, a través de este instrumento 360 MEDIA establece el tratamiento que se dará a dicha información una vez que sea de nuestro conocimiento.

Para 360 MEDIA es muy importante la seguridad y confianza de las personas físicas y morales que nos hacen llegar cualquier tipo de información que pudiera ser considerada como Datos Personales, por lo que las presentes Políticas de Privacidad han sido elaboradas tomando en consideración los principios de licitud, consentimiento, información, calidad, finalidad, lealtad, proporcionalidad y responsabilidad, velando en todo momento por el deber de confidencialidad que como receptor de Datos Personales, 360 MEDIA debe guardar con respecto de los terceros propietarios de dicha información. Asimismo, las presentes Políticas de Privacidad se han elaborado con total apego a los derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición (los cuales se detallan más adelante y que en lo sucesivo, serán denominados como «Derechos ARCO»), que el titular de la información posee derivado de La Ley o Reglamentos vigentes aplicables.

1. CONFIDENCIALIDAD Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES DE TERCEROS

Se hace del conocimiento del Personal de 360 MEDIA, que la Ley prevé sanciones que van desde económicas hasta la privación de la libertad para quienes infrinjan a ésta, violen la confidencialidad o divulguen los datos de nuestros clientes, proveedores, así como de cualquier tercero cuyos datos se encuentren en posesión de 360 MEDIA. Por lo anterior y con la finalidad de evitar incurrir en alguna de las sanciones previstas por los ordenamientos legales correspondientes, se exhorta al Personal de 360 MEDIA a atender las presentes Políticas de Privacidad en los términos siguientes:

1. Todo el Personal de 360 MEDIA, que por motivo de sus actividades en la empresa o que por su relación con los proyectos que en ella se desarrollan, pudieran tener conocimiento de Datos Personales de terceros, deberán conducirse con extremo cuidado y discreción en el manejo de la información que se hace de su conocimiento, respetando los fines para los que fueron recabados y que se mencionan en el Aviso de Privacidad de 360 MEDIA.
2. 360 MEDIA, a fin de dar cumplimiento a lo previsto en La Ley, ha designado un Represetante para la Protección de Datos, encargado entre otras funciones, de recibir toda solicitud de información o requerimiento de la misma por parte de particulares o de autoridades (en lo sucesivo, el «Oficial de Seguridad de la Información”). Será responsabilidad del Oficial de Seguridad de la Información el Resguardo de Datos

Personales y del Personal de 360 MEDIA canalizar toda solicitud, notificación o contestación derivada del ejercicio de los Derechos ARCO por parte de particulares, así como todo requerimiento por parte de las autoridades.

3. De esta forma, se comunica que todo el Personal que, con motivo de sus funciones en 360 MEDIA, tenga en su resguardo Datos Personales y en general, información confidencial de terceros, deberá apoyar al Oficial de Seguridad de la Información con el objeto de que 360 MEDIA cumpla con las obligaciones en el tiempo y forma que señala de La Ley o Reglamentos vigente aplicables.
4. Así mismo, queda establecido que todo recurso humano (personal), que se encuentre desarrollando actividades en 360 MEDIA, no podrá recibir o emitir contestación alguna respecto de los Derechos ARCO, divulgar información confidencial de terceros o responder requerimientos de autoridad respecto de Datos Personales de particulares, a excepción del Oficial de Seguridad de la Información.

2. REPRESENTANTEPARALAPROTECCIÓNDEDATOS

 2.1. FUNCIONES

El Oficial de Seguridad de la Información, será el encargado de llevar a cabo las siguientes funciones:

1. a)  Recopilar y almacenar la información de los particulares derivado del ejercicio de Derechos ARCO
2. b)  Recibir toda notificación en la que se ejerciten los Derechos ARCO, así como toda solicitud proveniente de cualquier autoridad que requiera información de datos.
3. c)  Canalizar las notificaciones en las que se ejerciten los Derechos ARCO, así como toda solicitud proveniente de cualquier autoridad, al área correspondiente de 360 MEDIA para obtener la información pertinente para dar oportuna contestación a los requerimientos.
4. d)  Emitir la contestación a las solicitudes de los particulares que cumplan con los requisitos señalados en la Ley, mismos que se indican más adelante.
5. e)  Emitir el aviso de cancelación de la información al titular, en caso de que se solicitara.
6. f)  Fomentar la protección de datos personales al interior y con todo el Personal de 360MEDIA.
7. g)  Velar por el cumplimiento en todo momento con los principios de protección de datospersonales antes citados.
8. h)  Aplicar las medidas de seguridad necesarias para proteger la información, las cuales nopodrán ser menores a las que mantiene para el manejo de su información propia. En caso de mal uso de la información por parte del personal, deberá informar a la brevedad posible al área de Recursos Humanos y Representante Legal, a efecto de establecer las medidas y en su caso las sanciones correspondientes. El Oficial de Seguridad de la Información estará obligado a informar al particular, dentro de un plazo no mayor a 48 horas contadas a partir de que ha tenido conocimiento del suceso, sobre aquellas vulneraciones de seguridad que afecten de manera significativa sus derechos patrimoniales o morales, a fin de que éste tome las medidas que considere necesarias para la defensa de sus derechos.

2.2. IDENTIFICACIÓN DEL OFICAL DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Para el ejercicio de sus funciones y atención a particulares se identifica a continuación:

Nombre del Oficial de Seguridad de la Información: Tania Elena Villalba Portela
Dirección de oficina: Blvd Manuel Ávila Camacho 118, Piso 10 Oficina 1003, Col. Chapultepec I Sección, C.P.11000, Alcaldía Miguel Hidalgo, Ciudad de México.
Correo electrónico de contacto: [email protected]
Teléfono de contacto: 55-85899812

3. DEFINICIÓNDELOSDERECHOSARCO.

Nuestros clientes, proveedores o empleados y en general, cualquier tercero cuyos datos se encuentren en posesión de 360 MEDIA, como titulares de los Datos Personales, ya sea por sí mismo (s) o por conducto de su representante (s) legal (es), pueden ejercer cualquiera de los Derechos ARCO que contempla La Ley o Reglamentos vigentes aplicables, mismos que a continuación se detallan:

Acceso: Es la facultad que tiene todo particular, de solicitar a 360 MEDIA le informe si en su Base de Datos tienen alguno de sus Datos Personales, así como de conocer el Aviso de Privacidad al que se sujeta el tratamiento de su información.

Rectificación: Es el derecho que los particulares tienen para que se corrijan sus Datos Personales en posesión de 360 MEDIA, cuando éstos sean incorrectos o incompletos.

Cancelación: Es la facultad que los particulares tienen de solicitar la cancelación de sus Datos Personales en posesión de 360 MEDIA. Lo anterior, da lugar a un periodo de bloqueo tras el cual procederá la supresión del (los) dato(s).

Oposición: Es la facultad de los particulares para solicitar a 360 MEDIA que se abstenga de realizar el tratamiento de sus Datos Personales en determinadas situaciones.

4. PROCEDIMIENTOASEGUIRANTETODASOLICITUDDELOSTITULARES DE LOS DATOS, EN EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS ARCO

Las solicitudes para el ejercicio de los Derechos ARCO deberán presentarse ante el Oficial de Seguridad de la Información, debiendo el Titular, o en su caso, su Representante Legal cumplir los siguientes requisitos:

Vía correo electrónico: Dirigir correo electrónico a la dirección que se indica en el apartado 2.2, que contenga:

• –  Nombre completo
• –  Descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los que se solicita ejerceralguno de los Derechos ARCO.
• –  Teléfono de contacto.
• –  Adjuntar el o los documentos que acrediten su identidad, o en su caso, la representaciónlegal del Titular de la información.

4.1. PROCESO PARA ATENCIÓN DE SOLICITUDES.

360 MEDIA, a través del Oficial de Seguridad de la Información, recibirá las solicitudes en la que los particulares hagan ejercicio de sus Derechos ARCO, procurando en todo momento que las mismas contengan los datos y documentación que acredite al solicitante como el Titular de la información, o en su caso, el representante legal del Titular de la misma, así como los requisitos señalados en el apartado. Para el caso de solicitudes de rectificación, el titular deberá indicar, además, las modificaciones a realizarse y aportar la documentación que sustente su petición.

En todo momento el Oficial de Seguridad de la Información debe atender y supervisar toda solicitud realizada por particulares, así como de las contestaciones y demás actividades que con motivo del desempeño de dicho encargo realicen.

Si la solicitud del particular no cumple con los requisitos señalados del apartado 4, así como los requisitos descritos en la Ley o reglamento aplicable, 360 MEDIA podrá de manera inmediata y dentro de un plazo que no excederá de 2 días hábiles contados a partir de la fecha de recepción de la solicitud, dar respuesta a la misma manifestando la imposibilidad de emitir contestación alguna en virtud de la falta de dichos requisitos, indicando la forma de cumplir con los mismos.

En caso de que las solicitudes cumplan con los requisitos correspondientes, el Oficial de Seguridad de la Información procederá de manera inmediata a dirigir la solicitud al Encargado de los Datos y Representante Legal de 360 MEDIA siempre en un plazo que no deberá exceder de 24 horas contadas a partir de la recepción. Lo anterior, con la finalidad de procesar y evaluar la información requerida por el particular, elaborando el informe correspondiente para que una vez finalizado, sea enviado al Oficial de Seguridad de la Información, para que éste elabore la contestación de conformidad con la solicitud realizada por el particular, agregando en caso de ser necesario, los documentos en los que se base la respuesta.

Ante toda solicitud que sea procedente, 360 MEDIA debe dar contestación a la (s) solicitud (es) del (los) particular (es) en un plazo máximo de 20 días, contados desde la fecha en que se recibió la solicitud de acceso, rectificación, cancelación u oposición.

La entrega de los datos al titular de la información, o a su representante legal, será gratuita a través de los medios definidos por 360 MEDIA.

360 MEDIA debe hacer efectiva la resolución emitida dentro de los 15 días siguientes a la fecha en que éste haya comunicado la respuesta. El plazo antes referido podrá ampliarse una sola vez por un período igual, siempre y cuando así lo justifiquen las circunstancias del caso.

Sólo podrán ser transferidos los datos del (los) particular (es) entre cualquier sociedad controladora, subsidiaria, matriz, sociedad del grupo y/o afiliadas bajo el control de 360 MEDIA, las cuales operen bajo los mismo procesos y políticas internas, siempre que dicha transferencia haya sido mencionada en el Aviso de Privacidad, y autorizada por el particular. El particular en todo momento, podrá revocar el consentimiento que hayan otorgado y que fuere necesario, para el tratamiento de sus datos personales.

5. PROCEDIMIENTOASEGUIRANTETODASOLICITUDDEAUTORIDADES GUBERNAMENTALES PARA ACCESO A DATOS PERSONALES DE TITULARES.

360 MEDIA, a través del Oficial de Seguridad de la Información recibirá la solicitud o ejecutará respuestas a las Autoridades Gubernamentales que requieran acceso a datos personales de los titulares que están en posesión de 360 MEDIA; misma que debe estar autorizada por el titular o tener una orden judicial que autorice el acceso a la información.

En oficina o vía correo electrónico: Presentar o enviar solicitud por escrito o digital en las direcciones mencionadas en el apartado 2.2, misma que debe cumplir:

• –  Nombre completo del solicitante.
• –  Descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los que se solicitainformación
• –  Teléfono o correo electrónico de contacto.
• –  Adjuntar el o los documentos que acrediten su identidad, o en su caso, la representaciónlegal de la autoridad.

5.1. PROCESO PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE AUTORIDAD

Autorización escrita y firmada del titular u orden judicial que autorice el acceso a lainformación.El Oficial de Seguridad de la Información al recibir la solicitud, analizará si los datos están en posesión de la organización, si no se tiene ninguna relación o información, notificará el rechazo de la solicitud con las observaciones pertinentes en un plazo no mayor a 24 horas contadas a partir de la recepción o al momento ante el represéntate de la autoridad que visite las instalaciones de 360 MEDIA.Si los datos están en posesión de 360 MEDIA, el Oficial de Seguridad de la Información ejecutará las siguientes actividades:

1.-Notificará vía correo electrónico al titular de la información la solicitud por parte de la autoridad en un plazo no mayor a 48 horas contadas a partir de la recepción. En la notificación se le mencionará a detalle el requerimiento por parte de la autoridad, así mismo se anexará el documento que declara su autorización o la orden judicial emitida para el acceso a la información, así como el aviso de privacidad de 360 MEDIA. La finalidad es que el titular valide la información y/o pueda tomar las medidas que considere necesaria para la defensa de sus derechos.

2.- Si confirma el titular su autorización, el Oficial de Seguridad de la Información compartirá a la autoridad únicamente los datos autorizados por el titular en un plazo no mayor 15 días. Así mismo, posterior a la entrega de la información y en un plazo no mayor a 48 horas notificará al titular vía correo electrónico las acciones y datos compartidos.

3.- Si el titular informa al Oficial de Seguridad de la Información que no autorizo el acceso a la información, se procederá a notificar vía correo electrónico a la autoridad solicitante el rechazo de la solicitud con evidencia del correo o documento del titular, lo anterior aplicará si no se trata de una Orden Judicial.

4.- Si existe Orden Judicial, 360 MEDIA se apegará a lo que dictamine el documento o resoluciones posteriores del caso. Así mismo de no estar informado el titular de los datos persónales de las resoluciones judiciales, podrá solicitar al Oficial de Seguridad de la Información las acciones y datos entregados a la autoridad. La respuesta se ejecutará en un plazo no mayor a 48 horas a la recepción de la solicitud del titular de datos.

6. REFERENCIASPERSONALES

360 MEDIA velando por la seguridad y confidencialidad de todo Personal que en él labora y en cumplimiento por lo dispuesto en la Ley, hace del conocimiento a su personal que no proporcionará a terceros, sean personas físicas o morales, ningún tipo de información personal de sus empleados que obre en las bases de datos de 360 MEDIA, garantizando de esta manera que la información que está en poder en todo momento será utilizada con fines laborales y bajo los más estrictos estándares de confidencialidad y seguridad de la información. Por lo anterior, en caso de que alguno de los empleados requiera que 360 MEDIA proporcione información confidencial a terceros a fines de referencia laboral, crediticia, entre otras, será necesario observar el siguiente proceso:

El Titular de la información deberá remitir al contacto que más abajo se indica, un escrito firmado y entregado físicamente o como adjunto enviado mediante correo electrónico, con copia de identificación oficial por ambos lados, donde se indiquen como mínimo los siguientes datos:

• –  Nombre Completo
• –  Teléfono
• –  Correo electronico
• –  Nombre, razón social o denominación del Tercero a quien 360 MEDIA deberá proporcionarlela información del Titular de la misma.
• –  Razón, asunto o motivo que origina la solicitud.
• –  La información que autoriza sea revelada al Tercero.

(Todo Personal de 360 MEDIA que labore en la organización y requiera hacer uso de sus datos debe proporcionar al Tercero de que se trate, los datos de contacto que más adelante se señalan para que a través de éste, se solicite la información previamente autorizada por su Titular).Ante la omisión del procedimiento antes citado, así como la falta de cualquiera de los datos ahí solicitados, 360 MEDIA no estará en la posibilidad de proporcionar ningún tipo de información del Titular de la misma a ningún tercero.

6.1. DATOS DE CONTACTO DE RECURSOS HUMANOS DE 360 MEDIA

Toda referencia o solicitud de información debe cumplir lo establecido en el apartado 5, deberá ser dirigida al siguiente contacto:

Titular: Sergio Emmanuel Palomino Fernández Cobos
Teléfono: 55-85899812
Dirección: Blvd Manuel Ávila Camacho 118, Piso 10 Oficina 1003, Col. Chapultepec I Sección, C.P.11000, Alcaldía Miguel Hidalgo, Ciudad de México.
Correo electrónico: [email protected]

El encargado, citado en el párrafo anterior, deberá remitir vía correo electrónico al Oficial de Seguridad de la Información, copia del escrito presentado por el Personal de 360 Media, siempre que cumpla con los requisitos que en dicho documento se solicitan y en un plazo no mayor a veinticuatro (24) horas contadas a partir de su recepción.

Una vez que 360 MEDIA cuente con la información antes citada, estará en facultad de proporcionar al tercero o terceros de que se trate, la información que el Titular haya autorizado.

7. CONSULTA DE AVISO DE PRIVACIDAD

Las presentes políticas se han elaborado de conformidad con nuestro Aviso de Privacidad, mismo que se encuentra publicado en la página https://www.360media.com.mx en el apartado inferior que se identifica con nombre de AVISO DE PRIVACIDAD.

8. MARCOS LEGALES O REGLAMENTOS INTERNACIONALES

360 MEDIA está comprometido al cumplimiento de los marcos legales o reglamento internacionales en materia de Protección de Datos Personales en posesión de particulares, siempre y cuando estos se vinculen por una relación comercial, contrato u acuerdo firmado con cliente o proveedor en relación al servicio otorgado. Así mismo, 360 MEDIA ejecutara de la misma forma en cumplimiento y apego si tiene sucursales en regiones distintas al país de sede.

9. COMPROMISOS CON CLIENTES QUE TIENEN RESPONSABILIDAD PRINCIPAL SOBRE LOS DATOS PERSONALES DE TITULARES.

El compromiso principal de 360 MEDIA es cumplir las leyes y reglamentos aplicables a la protección de datos personales; así como implementar prácticas o estándares de calidad que favorezcan la seguridad de la información en sus procesos o actividades organizacionales; por tal motivo, se compromete a comunicar a los clientes los incidentes o solicitudes que se relacionen a los datos personales que comparten a 360 MEDIA por la relación comercial, contrato u acuerdo firmado. La actividad de comunicación se realizará por correo electrónico en un lapso menor a 48 hrs. contadas a partir de la recepción del caso, para que el cliente pueda ejecutar las actividades pertinentes que protegen los datos personales del Titular.